تتبع الطرود ومتابعة التوصيل حتى التسليم أو الإرجاع

رحلة الطرد في حالات الطلب

TaswiQ يستعمل 11 حالة للطلب، وما يخص التوصيل منها هو الجزء الأخير من الرحلة:

لا تحتاج أن تمر بكل الحالات. تاجر صغير ينتقل غالباً من «تم التأكيد» إلى «تم الإرسال» مباشرة. المهم هو ما بعد الإرسال: «قيد التوصيل» ثم «تم التسليم» أو «مرتجع»، وهنا تبدأ المتابعة.

متى تتحدث الحالة وحدها ومتى تضغط «تحديث التتبع»

هذا يعتمد على الشركة التي ربطتها، كما شرحنا في كيف تربط شركة التوصيل بمتجرك:

• مع Yalidine وZR Express، تصل التحديثات إلى لوحتك تلقائياً: عندما تمسح الشركة الطرد أو تسلّمه أو تسجّل رفضه، تتغير الحالة في TaswiQ وتتقدم «مراحل الطلب» دون تدخل منك.
• مع NOEST وEcoTrack، الحالة لا تتغير وحدها. افتح الطلب واضغط تحديث التتبع، فيسأل TaswiQ الشركة عن آخر حالة ويحدّث الطلب.

العادة العملية لتجار NOEST وEcoTrack: مرة في الصباح ومرة في المساء، صفِّ «الطلبات» بالحالة «تم الإرسال» و«قيد التوصيل»، وافتح الطرود التي مضى عليها أكثر من يومين، وحدّث تتبعها. ومع Yalidine وZR Express اكتفِ بمراجعة القائمة نفسها دون ضغط التحديث، لتلتقط الطرود التي لم تتحرك.

قراءة «مراحل الطلب»

في تفاصيل كل طلب تجد بطاقة «مراحل الطلب»: سلسلة الحالات من «جديد» إلى «تم التأكيد» ثم «قيد التحضير» و«جاهز» و«تم التعيين» و«قيد التوصيل» حتى «تم التسليم»، مع تمييز المرحلة التي بلغها الطلب. وبجانبها بطاقة «الملاحظات» التي يكتبها فريقك، وبيانات الشحنة ورقم تتبعها في الصفحة نفسها.

هذه المعلومات مفيدة في ثلاث حالات:

• الزبون يسأل أين طلبه: نظرة واحدة إلى المرحلة وآخر حالة من الشركة تكفي قبل أن ترد.
• الموظف يسأل ماذا حدث مع هذا الطلب: المرحلة تقول أين وصل، والملاحظات تقول ما اتُّفق عليه، فلا يحتاج أن يسأل زميله.
• خلاف مع شركة التوصيل على طرد قالت إنه سُلِّم أو رُجع: رقم التتبع في الطلب هو مرجعك عند مراجعة الشركة بسجلها.

عوّد فريقك أن يكتب في «الملاحظات» ما اتفقوا عليه مع الزبون («يطلب التسليم بعد الخامسة مساءً»، «يفضل المكتب»)، لأن هذه التفاصيل هي ما يحتاجه من يتابع الطرد لاحقاً.

الطرد المتوقف: كيف تكتشفه وماذا تفعل

الطرد المتوقف هو الذي بقي في «قيد التوصيل» أياماً دون تحديث، أو سجّلت الشركة «محاولة تسليم» ولم يرد الزبون. هذه الطرود هي التي تتحول إلى مرتجعات إن لم يتدخل أحد.

TaswiQ يحمل صفحة «الطرود المتوقفة» تحت «الطلبات»، تفحص الشركات كل ساعة وتجمع الطرود التي توقفت في مكان واحد. هذه الميزة خلف مفتاح تفعيل، فقد لا تجدها مفعّلة في متجرك. إن لم تكن، فالبديل اليدوي بسيط: فلتر «الطلبات» بالحالة «قيد التوصيل» مع تاريخ «من/إلى» قبل ثلاثة أيام، فتظهر لك الطرود القديمة.

عندما تجد طرداً متوقفاً:

• اتصل بالزبون أولاً: «طردك وصل إلى مكتب [المدينة] منذ يومين، هل يمكنك استلامه غداً؟» كثير من الطرود المتوقفة سببها زبون نسي أو لم يفهم رسالة الشركة.
• تواصل مع الشركة إن كان الزبون ينتظر ولم يتصل به المندوب، واكتب ما قالوه في «الملاحظات».
• اطلب الإرجاع من الطلب نفسه إن تأكدت أن الزبون لن يستلم، حتى تعود السلعة بسرعة بدل أن تبقى في المكتب أسابيع.

ماذا تقول للزبون الذي يسأل «أين طلبي؟»

لا توجد في TaswiQ صفحة تتبع يفتحها الزبون بنفسه في متجرك افتراضياً؛ هذه الميزة موجودة خلف مفتاح تفعيل وقد لا تكون مفعّلة في متجرك. لذلك فإن الزبون سيسألك أنت، غالباً على واتساب. اجعل الجواب سريعاً ومنظماً:

• افتح الطلب وانظر إلى آخر مرحلة قبل أن ترد، ومع NOEST وEcoTrack اضغط تحديث التتبع أولاً.
• أعطه رقم التتبع واسم الشركة، فكثير من الشركات تتيح صفحة تتبع عامة يستطيع هو أن يفتحها.
• قل ما تعرفه فقط: «طردك غادر الجزائر العاصمة أمس وهو في طريقه إلى بشار، عادة يصل خلال يومين إلى ثلاثة». لا تعد بموعد دقيق لا تملكه.
• إن كان في المكتب، أرسل له اسم المكتب وعنوانه، وذكّره بالمجموع الذي سيدفعه.
• إن تأخر فعلاً، اعتذر مرة واحدة وأخبره بما فعلته مع الشركة. الزبون يغفر التأخير ولا يغفر الصمت.

ولتذكير الزبون من اللوحة، زر «تأكيد عبر واتساب» في بطاقة «تأكيد الطلب» يفتح المحادثة معه مباشرة؛ غيّر نص الرسالة وأرسل ما يناسب حالة الطرد. التفاصيل في تأكيد الطلبات بالهاتف وواتساب.

عندما يصير الطرد «مرتجع»

المرتجع ليس نهاية الطلب في TaswiQ، بل حالة لها حساب:

• المخزون يعود تلقائياً عندما يسجَّل الإرجاع، فلا تحتاج تصحيحاً يدوياً.
• المرتجع الجزئي: إن استلم الزبون بعض الأسطر ورفض بعضها، سجّل المرتجع على السطر المرفوض فقط.
• التكلفة تُحسب في «الربح»: في «تكاليف الطرد» تضع ما تدفعه للشركة عن الطرد المسلَّم وعن المرتجع، فيُطرح من الربح الصافي تلقائياً.
• سجل الزبون يتغير: يصير تصنيفه «انتبه: له مرتجع»، فتعرف ذلك في طلبه التالي. راجع كيف تقلل الطلبات الوهمية والمرتجعات.

راجع نسبة التسليم على الصفحة الرئيسية للوحة كل أسبوع. إن انخفضت في شركة معينة أو ولاية معينة (فلتر «سائق/شركة» وفلتر «الولاية» في الطلبات يساعدانك)، فالمشكلة غالباً في المتابعة لا في المنتج.

روتين متابعة في عشر دقائق يومياً

اجمع ما سبق في عادة ثابتة، في وقت واحد كل يوم:

1. افتح «الطلبات» وصفِّ بالحالة «تم الإرسال»: هذه طرود أُنشئت شحنتها ولم تسجّل الشركة حركتها بعد. إن مضى عليها يوم كامل، فتأكد أن الطرد سُلِّم فعلاً للمندوب أو أُودع في المكتب.
2. صفِّ بالحالة «قيد التوصيل» ورتّب بالأقدم: ما تجاوز ثلاثة أيام يستحق مكالمة للزبون، ومع NOEST وEcoTrack اضغط تحديث التتبع أولاً.
3. راجع «مرتجع» الجديدة: سجّل في «الملاحظات» سبب الرفض كما قالته الشركة أو الزبون، فهذا ما تحتاجه عند مراجعة أسباب المرتجعات آخر الشهر.
4. طابق المبالغ مع الشركة: عند استلام تحويل الشركة، استعمل «تصدير CSV» (متاح للمدير) لتصفية الطلبات المسلَّمة في الفترة ومقارنتها بكشف الشركة. الفرق بين الكشفين هو طرود تقول الشركة إنها لم تُسلَّم بعد، أو مرتجعات لم تُسجَّل عندك.

مع الوقت ستعرف المدة الطبيعية لكل ولاية مع كل شركة، فتتدخل قبل أن يتحول التأخير إلى رفض.

أخطاء شائعة في المتابعة

• الاكتفاء بالإرسال وانتظار المبلغ من الشركة دون فتح اللوحة.
• الاعتماد على الشركة في الاتصال بالزبون: مندوب الشركة يتصل مرة، أنت من يعرف الزبون.
• عدم كتابة الملاحظات، فيكرر كل موظف المكالمة نفسها.
• توقع تحديثات تلقائية من كل الشركات: فقط Yalidine وZR Express تحدّث وحدها.
• ترك الطرد في المكتب حتى تعيده الشركة بدل طلب الإرجاع مبكراً.

ماذا بعد

المتابعة اليومية عادة لا ميزة، وعشر دقائق في الصباح تحمي أرباح الأسبوع. وإن كنت تريد أن تعرف بالأرقام كم يكلفك كل مرتجع، فاقرأ الربح الحقيقي بعد التوصيل والمرتجعات.

ابدأ متجرك اليوم

متجر بالدفع عند الاستلام، وتأكيد الطلبات، وربط شركات التوصيل، وصفحات الهبوط، في مكان واحد. التجربة 14 يوماً دون بطاقة.

جرّب TaswiQ 14 يوماً مجاناً